Official Publications Suite - a solução de gestão documental da AMPLEXOR para organizações do setor público

 

Em muitos setores, o papel é um elemento indispensável. Todas as atividades estão centradas no papel. Este é uma ferramenta de trabalho, produto final, um meio para todas as transações e, por vezes, até mesmo o único formato aceitável como prova tangível. A preservação da conformidade conduz frequentemente à criação de grandes volumes de conteúdo, especialmente no caso de instituições públicas, organizações oficiais e organismos governamentais que criam anúncios, folhetos, notificações, decretos e outra documentação regulamentada.

A sua organização, seja ela pública ou privada, tem de agir em conformidade com a legislação local e internacional, tem a obrigação de comprovar que foram tomadas todas as medidas para obter e preservar a conformidade, e que todas as publicações são geridas de acordo com quadros e prazos (muitas vezes jurídicos) vinculativos.

AMPLEXOR Official Publications Suite é uma solução «end-to-end» de gestão documental para organizações confrontadas com volumes cada vez maiores de conteúdos regulamentados. Permite aos nossos clientes do setor público a criação, atualização, publicação e gestão controladas de conteúdos estruturados, assegurando a sua conformidade.

A PLATAFORMA COMPLETA DE GESTÃO DOCUMENTAL

Publique as suas publicações oficiais atempadamente com a ajuda desta plataforma avançada que permite que organizações centradas no papel adotem uma abordagem de publicação de fonte única e um repositório digital de conteúdos com base em XML.

Plataforma «end-to-end» que possibilita a criação controlada
Plataforma «end-to-end» que possibilita a criação controlada

Graças a poderosas capacidades de pesquisa, esta solução tira o máximo partido de ID de documentos e versões de ficheiros.

Atualização, edição e gestão de conteúdos estruturados
Atualização, edição e gestão de conteúdos estruturados

Recorrendo a metadados, dados de pesquisa e dados de rastreamento e auditoria, permite indexar conteúdos com toda a precisão para que sejam facilmente pesquisáveis.

Automatiza todos os fluxos de trabalho e processos
Automatização de fluxos de trabalho e processos

Filtre a lista de documentos de acordo com requisitos específicos e obtenha informações sobre o estado de produção, tarefas em curso e históricos de ficheiro.

Consulte e faça referência a qualquer dado em tempo real
Consulte e referencie qualquer dado em tempo real

Os clientes podem ainda monitorizar o estado dos seus documentos.

Publique os seus documentos institucionais e publicações oficiais atempadamente

CARACTERÍSTICAS

Uma solução concebida especificamente para dar resposta a organismos que se deparam com volumes cada vez maiores de conteúdos regulamentados

Portal do cliente online de fácil utilização

Portal do cliente online de fácil utilização
Beneficie de componentes de trabalho colaborativo (blogues, fóruns, páginas da Wikipedia) e de uma interface personalizável enriquecida com funcionalidades de redes sociais. Defina perfis de utilizador e permissões de acordo com as necessidades específicas da sua organização. Atribua tarefas, estabeleça fluxos de trabalho e designe e monitorize processos, seguindo, controlando e revendo o estado de produção dos conteúdos em tempo real.

Elevado grau de automação, processos de conteúdos normalizados

Elevado grau de automação, processos de conteúdos normalizados
Tire partido de fluxos de trabalho flexíveis associados a um conjunto preciso de regras para ajudar a acelerar e normalizar processos. Defina processos e fluxos de trabalho para apoiar e automatizar a execução de tarefas manuais e controlar custos, mantendo simultaneamente, e até melhorando, a qualidade dentro da organização. Implemente normas técnicas e estabeleça uma normalização eficaz.

Acesso a dados em tempo real através de fortes capacidades de pesquisa

Acesso a dados em tempo real através de fortes capacidades de pesquisa
Recorra a ferramentas eficazes de conversão e edição XML para capturar e transformar todos os tipos de documentos. Graças à utilização de metadados, dados de pesquisa e de rastreamento e auditoria, todos os conteúdos são indexados com precisão, tornando-se facilmente pesquisáveis. Inicie sessão em qualquer etapa da produção do documento para aceder a informações e seguir a evolução do seu estado. Controle e reveja todos os conteúdos e tome decisões sobre os formatos de publicação.

Características de rastreabilidade e segurança avançadas

Características avançadas de rastreabilidade e segurança 
Este sistema rastreável de produção assegura a integridade e a segurança da informação, permitindo que a sua organização estabeleça processos transparentes de gestão de conteúdos que podem ser objeto de monitorização e auditoria sempre que necessário. Os processos são executados de acordo com regulamentos predefinidos que não permitem avançar para a fase seguinte sem antes corrigir todos os erros.

Garantia de qualidade e conformidade

Garantia de qualidade e conformidade
Todo o processo tem por base procedimentos bem definidos de garantia de qualidade. O equilíbrio adequado de processos automatizados e manuais, bem como de medidas de controlo, possibilita a implementação do controlo de qualidade. Em cada uma das etapas, são disponibilizadas ferramentas de controlo de qualidade que comparam a estrutura de cada documento para assegurar coerência. Todos os aspetos dos documentos são escrutinados para assegurar qualidade e compatibilidade, incluindo: compatibilidade XML, compatibilidade com esquemas e compatibilidade semântica.

Contacte a nossa equipa dedicada ao setor público