Official Publications Suite - rozwiązanie firmy AMPLEXOR do zarządzania dokumentami dla organizacji sektora publicznego

 

W wielu branżach papier ma kluczowe znaczenie. Działalność jest prowadzona na podstawie dokumentów papierowych. Stanowią one narzędzie pracy, wynik końcowy, środek prowadzenia wszystkich transakcji, a czasem nawet jedyny akceptowalny format będący namacalnym dowodem prowadzonych czynności. Utrzymanie zgodności z przepisami często prowadzi do generowania ogromnych ilości treści, zwłaszcza w przypadku instytucji publicznych, urzędów i organów rządowych, które wydają powiadomienia, broszury, wytyczne, noty, zarządzenia i inne dokumenty regulowane.

Organizacje publiczne i prywatne muszą zachowywać zgodność z przepisami lokalnymi i międzynarodowymi. Muszą być w stanie dowieść, że podjęto wszelkie środki w celu zapewnienia i utrzymania zgodności z przepisami oraz że zarządzanie wszystkimi publikacjami odbywa się zgodnie z obowiązującymi – i często prawnie wiążącymi – zasadami ramowymi i terminami.

Official Publications Suite stanowi kompleksowe rozwiązanie zarządzania dokumentami dla organizacji, które stają przed kwestią zarządzania coraz większą ilością treści regulowanych. Nasi klienci czerpią korzyści z kontrolowanego procesu tworzenia, aktualizowania, publikowania i zarządzania treściami strukturyzowanymi, co przekłada się na wyższą zgodność.

KOMPLETNA PLATFORMA DO ZARZĄDZANIA DOKUMENTAMI

Zapewnia terminową publikację dzienników urzędowych i wydawanie innych publikacji za pomocą zaawansowanej platformy, która umożliwia organizacjom bazującym na dokumentacji papierowej wprowadzenie repozytorium treści z wykorzystaniem XML i publikację dokumentów w oparciu o jedno źródło.

Kompleksowa platforma umożliwiająca tworzenie sterowane
Kompleksowa platforma umożliwiająca tworzenie sterowane

Dzięki rozbudowanej funkcji wyszukiwania rozwiązanie Official Publications w optymalny sposób korzysta z identyfikatorów dokumentów i wersji plików.

Aktualizowanie, publikacja i zarządzanie treściami strukturyzowanymi
Aktualizowanie, publikacja i zarządzanie treściami strukturyzowanymi

Wykorzystuje metadane, dane wyszukiwania i dane pochodzące z monitorowania i audytu w celu dokonania dokładnej indeksacji treści. Dzięki temu rozwiązanie oferuje duże możliwości ich przeszukiwania.

Automatyzacja wszystkich systemów obiegu pracy i procesów
Automatyzacja wszystkich systemów obiegu pracy i procesów

Filtruj listy dokumentów zgodnie z określonymi wymogami. Istnieje również możliwość pozyskiwania informacji dotyczących statusu produkcji, aktywnych zadań, które nadal pozostają otwarte, a także historii pliku.

Wizualizuj i twórz odniesienia do danych w czasie rzeczywistym
Wizualizuj i twórz odniesienia do danych w czasie rzeczywistym

Klienci mogą również monitorować status swoich dokumentów.

Publikuj dzienniki urzędowe i dokumenty na czas

FUNKCJE

Rozwiązanie zaprojektowane specjalnie dla organizacji, które muszą radzić sobie z coraz większą ilością treści regulowanych

Prosty w użyciu internetowy portal dla klientów

Prosty w użyciu internetowy portal dla klientów
Korzystaj z komponentów działań opartych na współpracy (blogi, fora, wikistrony) i interfejsu wzbogaconego o obsługę funkcji społecznościowych, który można dostosować do własnych potrzeb. OKreślaj role i uprawnienia użytkowników na podstawie konkretnych potrzeb organizacji. Przypisuj zadania, ustalaj przepływy pracy, a także wyznaczaj i monitoruj procesy poprzez przestrzeganie, kontrolowanie i ocenę statusu produkcji treści w czasie rzeczywistym.

Wysoki stopień automatyzacji, ustandaryzowane procesy dotyczące treści

Wysoki stopień automatyzacji, ustandaryzowane procesy dotyczące treści
Elastycznie dostosowuj przepływy pracy oraz zbiory precyzyjnych zasad, aby przyspieszyć realizację i standaryzację procesów. Określaj procesy i przepływy pracy wspomagające i automatyzujące realizację zadań ręcznych oraz kontroluj koszty przy utrzymaniu, a nawet poprawie jakości wewnątrz organizacji. Wdrażaj normy techniczne i wprowadzaj skuteczną standaryzację.

Dostęp do danych w czasie rzeczywistym dzięki wydajnym możliwościom wyszukiwania

Dostęp do danych w czasie rzeczywistym dzięki wydajnym możliwościom wyszukiwania
Sprawnie konwertuj i edytuj XML, aby odczytywać informacje i konwertować dokumenty każdego rodzaju. Dzięki wykorzystaniu metadanych, danych wyszukiwania i danych pochodzących z monitorowania i audytu, wszystkie treści są dokładnie indeksowane i można je przeszukiwać. Loguj się na dowolnym etapie produkcji dokumentu w celu uzyskania dostępu do informacji i monitorowania statusu oraz postępów w przygotowywaniu dokumentu. Kontroluj i oceniaj wszystkie treści oraz decyduj o formatach publikacji.

Zaawansowane funkcje bezpieczeństwa i identyfikowalności

Zaawansowane funkcje bezpieczeństwa i identyfikowalności
Identyfikowalny system produkcyjny zapewnia integralność i bezpieczeństwo informacji. Umożliwia organizacjom ustanowienie przejrzystych procesów zarządzania treścią, które można łatwo monitorować i poddawać audytom, o ile zachodzi taka potrzeba. Procesy są realizowane zgodnie z wcześniej ustalonymi regułami, które wymuszają poprawienie wszystkich błędów przed przejściem do kolejnego zadania.

Zapewnienie jakości i zgodności

Zapewnienie jakości i zgodności
Cały proces opiera się na dokładnie określonych procedurach zapewnienia jakości. Zrównoważone połączenie procesów zautomatyzowanych i ręcznych oraz odpowiednie środki stanowią podstawę kontroli jakości. Na każdym etapie rozwiązanie Official Publications zostaje wzbogacone o kolejne narzędzia kontroli jakości, które umożliwiają porównanie struktury każdego dokumentu i zapewnienie spójności. Wszystkie aspekty dokumentów są badane w celu zapewnienia jakości i zgodności, w tym zgodności z formatem XML, zgodności ze schematami i zgodności semantycznej.

Skontaktuj się z zespołem ekspertów ds. sektora publicznego