Official Publications Suite - de documentbeheeroplossing van AMPLEXOR voor organisaties in de publieke sector

 

In veel sectoren is papier van essentieel belang. Bij alle activiteiten draait het om papieren documenten. Het is een werkmiddel, het eindresultaat, een manier om transacties uit te voeren en soms zelfs het enige aanvaardbare formaat, omdat het als tastbaar bewijs geldt. Blijvende naleving van regelgeving leidt vaak tot een enorme hoeveelheid content, zeker bij openbare instellingen, officiële organisaties en overheidsorganen die aankondigingen, brochures, overeenkomsten, notities, decreten en andere gereglementeerde documenten moeten opstellen.

Uw publieke instelling of privéorganisatie moet zowel lokale als internationale wetgeving naleven en u moet aantonen dat alle maatregelen zijn getroffen om deze naleving blijvend te waarborgen en dat alle publicaties worden beheerd volgens verplichte – vaak juridische – kaders en deadlines.

Official Publications Suite is een end-to-enddocumentoplossing voor organisaties die te maken hebben met voortdurend toenemende hoeveelheden gereguleerde content. Onze oplossing biedt klanten de mogelijkheid om gestructureerde content op gecontroleerde wijze te creëren, updaten, publiceren en beheren en op die manier naleving van regeleving te waarborgen.

HET PLATFORM MET DE COMPLETE OPLOSSING VOOR DOCUMENTEN

Publiceer uw officiële bladen en publicaties op tijd met behulp van dit geavanceerde platform dat organisaties met veel papierwerk in staat stelt over te stappen op een aanpak met een op XML gebaseerde content repository, waarbij vanuit één centrale bron wordt gepubliceerd.

End-to-endplatform voor gecontroleerde creatie
End-to-endplatform voor gecontroleerde creatie

Deze oplossing beschikt over krachtige zoekfuncties, waardoor u optimaal profijt heeft van document-id's en bestandsversies.

Update, publiceer en beheer gestructureerde content
Update, publiceer en beheer gestructureerde content

De oplossing gebruikt metadata, zoekgegevens en tracking- en auditinggegevens om alle content nauwkeurig te indexeren en doorzoekbaar te maken.

Automatiseer alle werkstromen en processen
Automatiseer alle workflows en processen

Documentlijsten filteren volgens specifieke vereisten en informatie krijgen over de productiestatus, de nog openstaande actieve taken en de bestandsgeschiedenis.

Weergave van en verwijzing naar alle gegevens in realtime
Weergave van en verwijzing naar alle gegevens in realtime

Klanten kunnen ook de status van hun documenten controleren.

Breng uw officiële bladen en publicaties op tijd uit

KENMERKEN

Een oplossing die speciaal is ontwikkeld voor organisaties die te maken hebben met toenemende hoeveelheden gereguleerde content

Gemakkelijk te gebruiken klantenportaal

Gemakkelijk te gebruiken klantenportaal
Maak gebruik van samenwerkingsmogelijkheden (blogs, forums en wiki-pagina's) en een aanpasbare interface die is verrijkt met sociale functies. Definieer gebruikersrollen en autorisaties volgens de specifieke behoeften van uw organisatie. Wijs taken toe, zet workflows op en selecteer en monitor processen door in realtime de status van de contentproductie te volgen, te controleren en reviseer.

Hoge automatiseringsgraad, gestandaardiseerde contentprocessen

Hoge automatiseringsgraad, gestandaardiseerde contentprocessen
Maak optimaal gebruik van flexibele workflows samen met een nauwkeurige set regels om de processen sneller te laten verlopen en te standaardiseren. Leg uw processen en workflows vast om de uitvoering van handmatige taken te ondersteunen en te automatiseren, en de kosten te beperken, terwijl binnen de organisatie de kwaliteit wordt behouden en zelfs wordt verbeterd. Implementeer technische standaarden en voer effectieve standaardisatie door.

Realtime toegang tot gegevens door krachtige zoekmogelijkheden

Realtime toegang tot gegevens door krachtige zoekmogelijkheden
Profiteer optimaal van krachtige XML-conversie- en editingtools om alle soorten documenten vast te leggen en om te zetten. Door het gebruik van metadata, zoekgegevens en tracking- en auditinggegevens kan alle content nauwkeurig worden geïndexeerd en doorzocht. Log in op elk gewenst moment tijdens de documentproductie om toegang te krijgen tot informatie en om de status en ontwikkeling van het document op de voet te volgen. Controleer en reviseer alle content en beslis welke publicatieformaten u wilt gebruiken.

Geavanceerde beveiligings- en traceerbaarheidsfuncties

Geavanceerde beveiligings- en traceerbaarheidskenmerken
Dit traceerbare productiesysteem zorgt voor integriteit en veiligheid van informatie en stelt uw organisatie in staat transparante contentmanagementprocessen op te zetten, die gemakkelijk kunnen worden gemonitord en gecontroleerd wanneer dat maar nodig is. Processen worden uitgevoerd in overeenstemming met vooraf vastgelegde regels waardoor alle fouten verplicht moeten worden gecorrigeerd voordat kan worden overgegaan naar de volgende taak.

Borging van kwaliteit en conformiteit

Borging van kwaliteit en conformiteit
Het volledige proces is gebaseerd op duidelijk omlijnde kwaliteitsborgingsprocedures. Samen met maatregelen voor kwaliteitscontrole baant de evenwichtige combinatie van geautomatiseerde en handmatige processen de weg voor een betere controle van de kwaliteit. Bij elke stap wordt deze oplossing verrijkt met kwaliteitstools die de structuur van ieder document vergelijken om de samenhang te verzekeren. Alle aspecten van documenten worden nauwkeurig onderzocht om kwaliteit en conformiteit te verzekeren, waaronder XML-conformiteit, overeenstemming van het schema en de semantiek.

Neem contact op met ons team van expert voor de publieke sector