Operationele continuïteit tijdens de globale COVID-19-crisis

Laatst bijgewerkt op 24 maart 2020

Terwijl het coronavirus zich over de hele wereld verspreidt, heeft alle onzekerheid vragen opgeworpen bij onze klanten. Zij willen bijvoorbeeld weten hoe we met deze uitbraak omgaan en of we een noodplan hebben. In deze uitdagende en roerige tijden nemen we onze kernwaarden verantwoordelijkheid en transparantie nog serieuzer dan normaal en leggen we uit hoe al onze stakeholders wereldwijd op onze teams en op onze diensten kunnen blijven bouwen.

Als internationaal opererend bedrijf houdt Amplexor alle ontwikkelingen rondom COVID-19 (ofwel het coronavirus) nauwlettend in de gaten, zowel lokaal als internationaal. Hoewel onze operationele continuïteit en de dienstverlening aan onze klanten onze volste aandacht heeft, blijft de veiligheid van onze teams over de hele wereld een prioriteit.

Hoe we omgaan met de COVID-19-uitbraak

Amplexor had al voorzien in een uitgebreid noodplan en een plan voor het verzekeren van onze operationele continuïteit. Die plannen houden we nu aan. Daarbij staan drie prioriteiten centraal:

  • Zorg dragen voor de gezondheid en het welzijn van onze medewerkers, klanten, partners en leveranciers
  • Onze mensen die thuis of elders werken in staat stellen om productief te blijven
  • De beschikbaarheid van onze diensten, de ondersteuning van onze klanten en onze algehele operationele continuïteit veiligstellen

Met het oog op de (potentiële) gevolgen voor de volksgezondheid heeft Amplexor al een aantal voorzorgsmaatregelen getroffen:

 

  • De gezondheid van onze werknemers en klanten beschermen
    De gezondheid en het welzijn van onze werknemers is en blijft onze allerhoogste prioriteit. Daar proberen we heel zorgvuldig mee om te gaan, ondanks alle onzekerheden en dagelijkse ongemakken die het coronavirus met zich meebrengt.
    We hebben de schoonmaak- en ontsmettingsprocedures in alle kantoren aangescherpt om de verspreiding van ziektekiemen tegen te gaan en de overdracht van het virus te voorkomen. Wanneer klanten onze mensen op locatie nodig hebben, zien we erop toe dat ook daar de nodige voorzorgsmaatregelen voor hun gezondheid worden getroffen.

  • De beschikbaarheid en beveiliging van onze infrastructuur beschermen
    Onze diensten en operationele voorzieningen zijn overwegend beschikbaar via de cloud. We verwachten dan ook geen onderbrekingen in de uitvoering van onze software, de ervaring voor onze klanten of ons vermogen om het harde werk van onze werknemers en dienstverleners te honoreren. Onze infrastructuur en tools zijn erop berekend om werken op afstand te faciliteren, zowel qua beschikbaarheid als gegevensbeveiliging.
     
  • Samenwerking en contact op afstand stimuleren
    Aangezien we internationaal opereren, verloopt de dagelijkse samenwerking van onze teams al vaak via digitale werkplektechnologieën. Zo vinden veel vergaderingen plaats in de vorm van videoconferenties. Nu ons personeel grotendeels op afstand werkt, moedigen we het gebruik van deze technologieën nog meer aan. Niet alleen om alles draaiende te houden, maar ook om de teamgeest te bewaren en contact met elkaar te houden.

  • Zakenreizen en evenementen opgeschort
    Naast de gezondheids- en veiligheidsmaatregelen in al onze kantoren hebben we ook besloten om onze deelname aan alle externe evenementen en conferenties uit te stellen of te annuleren. Vanwege lokale voorschriften zijn sommige lokale evenementen omgezet in een virtuele versie. Verder hebben we tot nader order alle zakenreizen aan banden gelegd en raden we medewerkers die privé reisplannen voor de korte termijn hebben om die zo mogelijk uit te stellen.

  • Onze werknemers in staat stellen om thuis te werken
    We hebben het geluk dat het overgrote deel van onze werkzaamheden ook op afstand kan worden gedaan. Onze teams beschikten dus al over mogelijkheden om dat te doen. Met het oog op de coronacrisis hebben we onze planning tegen het licht gehouden om ervoor te zorgen dat iedereen zo efficiënt mogelijk op afstand kan werken. In navolging van richtlijnen en instructies van de autoriteiten hebben we onze medewerkers voorzien van alles wat ze nodig hebben om thuis te kunnen werken en de gegevensbeveiliging te waarborgen. Onze beslissingen over werken op afstand zijn mede ingegeven door overheidsvoorschriften en -aanbevelingen en zijn gekoppeld aan de verwachte risiconiveaus.

  • Interne communicatielijnen openhouden
    Naar aanleiding van zorgwekkende signalen uit diverse kantoren hebben we snel een vast communicatiepatroon met onze lokale teams en regionaal management opgezet. Zo kunnen we hun de nodige ondersteuning bieden, onder meer bij het opvolgen van de richtlijnen en aanbevelingen van lokale gezondheidsautoriteiten.

  • Op alle Amplexor-locaties voor uitwijkmogelijkheden zorgen
    Amplexor maakt deel uit van een veerkrachtige internationale groep. We hebben in diverse teams over de hele wereld genoeg mensen en middelen om de stabiliteit en kwaliteit van onze activiteiten te garanderen. We gaan er prat op dat we onze beloftes nakomen.
    In het plan voor onze operationele continuïteit hebben we voor alle Amplexor-locaties voorzien in uitwijkmogelijkheden, zodat het werk altijd onder toezicht staat en altijd wordt gedaan. Concreet betekent dit dat we het werk op de ene locatie naadloos kunnen overdragen aan een andere locatie, mochten ineens veel medewerkers tegelijk uitvallen of mochten degenen die aan een bepaald account werken niet beschikbaar zijn.

  • Klanten helpen noodvoorzieningen voor werken op afstand te treffen
    Sommige organisaties rekenen op Amplexor om hun eigen continuïteit te verzekeren. Misschien wil je de virtuele werkplekken van je werknemers thuis verbeteren of ben je op zoek naar betrouwbare oplossingen om je teams op afstand met elkaar te verbinden. Voor die klanten hebben we een korte gids opgesteld met praktische zaken waar ze op moeten letten wanneer ze digitale samenwerkingstechnologieën willen inzetten om hun operationele continuïteit te verzekeren. Verder kun je altijd een beroep doen op onze teams, bijvoorbeeld om een virtuele werkomgeving op te zetten.

  • Tijdige en passende ondersteuning bieden
    De service die we onze klanten verlenen blijft onverminderd belangrijk. Onze service-engineers zijn dan ook nog steeds beschikbaar om je te helpen, ook bij complexe problemen.
    We werken met collega’s op verschillende locaties in Europa en Noord-Amerika samen om onder alle omstandigheden ons gebruikelijke ondersteuningspeil te handhaven.

  • Voortdurende monitoring
    We hebben een COVID-19-monitoringcommissie ingesteld waarin het management uit onze hele organisatie vertegenwoordigd is. Deze commissie werkt nauw samen met onze Country Managers en human resources om per dag de lokale impact te inventarriseren en de richtlijnen bij te stellen als de aanbevelingen van lokale autoriteiten daarom vragen.

 

Terwijl de situatie betreffende het coronavirus nog van dag tot dag verandert, blijven we instaan voor de service en ondersteuning van onze klanten over de hele wereld.

Ik hoop van harte dat al onze partners, klanten en andere stakeholders en hun familie over de hele wereld veilig en gezond blijven in deze uitdagende tijden.

 

Mark Evenepoel
Chief Executive Officer

Hoe we tijdens de coronacrisis onze operationele continuïteit waarborgen

Bekijk de veelgestelde vragen over digitale samenwerking en de tools die je kunt gebruiken om de continuïteit van je bedrijf tijdens de coronacrisis veilig te stellen.

Misschien kunnen we je helpen onderzoeken wat dit qua contentbeheer voor jouw bedrijf betekent. Neem contact met ons op of ga te rade bij je vaste aanspreekpunt in ons sales-, project- of servicemanagementteam.