Official Publications Suite - Die Dokumentenmanagement-Lösung von AMPLEXOR für Einrichtungen des öffentlichen Sektors

 

In vielen Branchen spielt Papier eine zentrale Rolle. Es dient als Arbeitsmittel, ist Endergebnis, ein Mittel für alle Arten von Transaktionen und manchmal sogar das einzige zulässige Format für belastbare Nachweise. Die dauerhafte Gewährleistung der Compliance führt häufig dazu, dass große Mengen an Inhalten generiert werden. Das gilt in besonderem Maße für öffentliche Einrichtungen, Behörden und staatliche Organisationen, die Mitteilungen, Broschüren, Hinweise, Verordnungen oder andere regulierte Dokumente erstellen.

Ihre öffentliche oder private Einrichtung muss lokale und internationale Gesetze und Vorschriften einhalten. Außerdem müssen Sie nachweisen, dass Sie alle angemessenen Maßnahmen zur Gewährleistung nachhaltiger Compliance ergriffen haben und dass sämtliche Veröffentlichungen gemäß (oftmals gesetzlich) vorgeschriebenen Rahmenbedingungen und Fristen verwaltet werden.

Official Publications Suite ist eine End-to-End-Dokumentenmanagement-Lösung für Einrichtungen, die eine stetig wachsende Menge regulierter Inhalte zu bewältigen haben. Unsere Kunden profitieren von der kontrollierten Erstellung, Aktualisierung, Veröffentlichung und Verwaltung strukturierter Inhalte und stellen so die Regelkonformität sicher.

UMFASSENDE DOKUMENTENMANAGEMENT-PLATTFORM

Veröffentlichen Sie Amtsblätter und weitere amtliche Publikationen fristgerecht mit dieser hochmodernen Plattform, die Organisationen mit einem hohem Anteil an Papierdokumenten die Verwendung eines XML-basierten Content Repository und eines Single-Source-Publishing-Ansatzes ermöglicht.

End-to-End-Plattform für die kontrollierte Erstellung von Dokumenten
End-to-End-Plattform für die kontrollierte Erstellung von Dokumenten

Dank leistungsstarker Suchfunktionen werden Dokument-IDs und Dateiversionen optimal genutzt.

Aktualisierung, Veröffentlichung und Verwaltung strukturierter Inhalte
Aktualisierung, Veröffentlichung und Verwaltung strukturierten Contents

Die Verwendung von Metadaten, Suchdaten, Tracking- und Auditingdaten ermöglicht eine präzise Indizierung des Contents und somit eine problemlose Suche.

Automatisierung aller Workflows und Prozesse
Automatisierung aller Workflows und Prozesse

Sie können Ihre Dokumentenliste entsprechend spezifischen Anforderungen filtern und Informationen zum Produktionsstatus, ausstehenden aktiven Aufgaben und Datei-Historien abrufen.

Darstellung und Referenzierung jeglicher Daten in Echtzeit
Darstellung und Referenzierung jeglicher Daten in Echtzeit

Die Kunden können auch den Status ihrer Dokumente überwachen

Veröffentlichen Sie Amtsblätter und weitere amtliche Publikationen fristgerecht

FEATURES

Eine Lösung, die speziell für Organisationen ausgelegt ist, die eine stetig wachsende Menge regulierten Contents bewältigen müssen

Benutzerfreundliches Online-Kundenportal

Benutzerfreundliches Online-Kundenportal
Nutzen Sie die Vorteile von Komponenten, die Kooperation unterstützen (Blogs, Foren, Wikis), und die individuell anpassbare Benutzeroberfläche mit eingebetteten Funktionen sozialer Netzwerke. Legen Sie Benutzerrollen und -berechtigungen entsprechend den spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation fest. Weisen Sie Aufgaben zu, richten Sie Workflows ein und bestimmen und überwachen Sie Prozesse durch die Nachverfolgung, Kontrolle und Prüfung des Inhaltsproduktionsstatus in Echtzeit.

Hoher Automatisierungsgrad, standardisierte Content-Prozesse

Hoher Automatisierungsgrad, standardisierte Content-Prozesse
Nutzen Sie die Vorteile flexibler Workflows in Kombination mit exakten Regeln, um Ihre Prozesse zu beschleunigen und zu standardisieren. Gestalten Sie Ihre Prozesse und Workflows so, dass die Ausführung manueller Aufgaben unterstützt und automatisiert und gleichzeitig die Qualität gewahrt oder sogar verbessert wird. Führen Sie technische Standards ein und sorgen Sie für eine wirksame Standardisierung.

Datenzugriff in Echtzeit dank leistungsstarker Suchfunktionen

Datenzugriff in Echtzeit dank leistungsstarker Suchfunktionen
Dank leistungsfähiger XML-Konvertierungs- und -Redaktionstools können Sie alle Arten von Dokumenten erfassen und umwandeln. Die Verwendung von Metadaten, Suchdaten, Tracking- und Auditingdaten ermöglicht eine präzise Indizierung der Inhalte und somit eine problemlose Suche. Sie können sich während jeder Phase der Dokumentenerstellung anmelden, um auf Informationen zuzugreifen oder den Status oder die Entwicklung des Dokuments zu verfolgen. Kontrollieren und prüfen Sie alle Inhalte und wählen Sie die gewünschten Formate für die Veröffentlichung aus.

Ausgeklügelte Sicherheits- und Rückverfolgbarkeitsfunktionen

Ausgeklügelte Sicherheits- und Rückverfolgbarkeitsfunktionen
Das nachverfolgbare Produktionssystem gewährleistet die Integrität und Sicherheit der Informationen und unterstützt Ihre Organisation bei der Einrichtung transparenter Content-Management-Prozesse, die bei Bedarf jederzeit einfach überwacht und überprüft werden können. Die Prozesse werden entsprechend vorab festgelegten Regeln ausgeführt, die vor dem Wechsel zur nachfolgenden Aufgabe die Behebung aller Fehler erzwingen.

Qualitäts- und Konformitätssicherung

Qualitäts- und Konformitätssicherung
Der gesamte Prozess beruht auf genau festgelegten Maßnahmen zur Qualitätssicherung. Eine ausgewogene Kombination automatisierter und manueller Prozesse sorgt zusammen mit geeigneten Qualitätskontrollmaßnahmen für wirksame Qualitätskontrolle. In jeder Bearbeitungsphase wird die Struktur des Dokuments mithilfe von Qualitätstools verglichen, um die Kohärenz zu gewährleisten. Zur Sicherung von Qualität und Konformität werden alle Aspekte eines Dokuments (z. B. XML-Konformität, Übereinstimmung mit dem Schema oder semantische Übereinstimmung) eingehend geprüft.

Setzen Sie sich mit unseren Experten im öffentlichen Sektor in Verbindung