Wie mehrsprachiges Intranet Mitarbeiter in aller Welt zusammenbringt

Daikins Weg zu einer globalen Markenerfahrung, die verschiedenste Zielgruppen weltweit inspiriert, informiert und einbindet


Der Heiz- und Klimatechnik-Hersteller Daikin Europe, eine zentrale Größe der Branche, setzt auf ein neues mehrsprachiges Intranet, um die Zusammenarbeit und Kommunikation seiner internationalen Belegschaft zu verbessern, die sich auf fünf Länder verteilt.


Der Kunde

Daikin Europe ist ein global agierender Heiz- und Klimatechnik-Hersteller mit Hauptsitz in Belgien. Der Branchenriese beschäftigt über 12.000 Mitarbeiter an Standorten in Belgien, den Niederlanden, im Vereinigten Königreich, in Italien und im Nahen Osten.

Die Herausforderung

Daikin Europe benötigte ein neues mehrsprachiges Intranet, um die Zusammenarbeit und Kommunikation seiner internationalen Belegschaft zu verbessern – über Belgien, die Niederlande, das Vereinigte Königreich, Italien und den Nahen Osten verteilt. Die vorherige Plattform war überholt. Für die Technik, auf die das alte Intranet aufbaute, gab es keinen Support mehr. Daikin Europe brauchte daher eine neue, moderne Lösung, für optimale Kommunikation und Zusammenarbeit.

Die Lösung

• Mehrsprachiges Intranet mit einzelnen Valo-Intranet-Hubs

• Möglichkeit zum Anpassen von Content-Feeds an verschiedene Abteilungen und Standorte

• Anzeigen von Newsfeeds in unterschiedlichen Formaten, etwa in Karussell-, Standard- und Kompakt-Ansicht

• Ausschöpfen von Microsoft Power Automate durch Hinzufügen von Metadaten zu Nachrichtenbeiträgen

 

Daikin Europe brauchte in erster Linie eine mehrsprachige Plattform in den Sprachen Englisch, Niederländisch und Italienisch. Bei der internen Kommunikation lag der Schwerpunkt darauf, über das Intranet Nachrichten unternehmensweit weiterzugeben. Daneben benötigten die Niederlassungen in den einzelnen Ländern auch ihre eigenen Intranet-Bereiche, für lokalen Content.

Genauso wichtig war es den Abteilungen, eigenen Content, darunter Seiten, Nachrichten und Dokumente, bearbeiten zu können. Bei seiner Suche bekam Daikin Europe verschiedene Vorschläge für Office-365-basierte Intranet-Plattformen; das Rennen machte Valo-Intranet, implementiert vom Valo-Premium-Partner Amplexor.

 


„Das Feedback fiel positiv aus. Im Vergleich zu unserer alten Intranet-Umgebung ist Valo sehr unkompliziert. Man arbeitet sich schnell in die Plattform ein.“

Barbara De Loor
Internal Communications Officer, Daikin Europe


Die Komplettlösung – direkt einsatzbereit

Das Unternehmen interessierte sich vor allem für Office-365-Plattformen. Daikin Europe hatte sich auch Intranet-in-a-box-Lösungen angeschaut, sowie ein speziell fürs Unternehmen entwickeltes Intranet auf SharePoint. Aufgrund der wesentlich längeren Vorlaufzeit war das aber keine echte Alternative. Das Valo-Intranet überzeugte, weil es die meisten der Funktionen enthielt, die das Unternehmen brauchte – und als Paketlösung sofort implementiert werden konnte.

Außerdem folgt Valo der Microsoft-Roadmap – auch damit punktet die Lösung, denn bei Änderungen oder Updates muss Daikins IT-Abteilung sich nicht einschalten und keine zusätzliche Entwicklungszeit investieren. Stattdessen kümmert sich Valo um alles.

Amplexor stellte Daikin Europe für einen Testlauf einen Monat lang gratis eine kleine Demo-Umgebung zur Verfügung. So konnte sich das Team mit der Plattform vertraut machen und deren Benutzerfreundlichkeit testen. Daikin Europe gab außerdem Workshops, in denen zentrale User aus jeder Abteilung die einzelnen Anwendungen bedienen lernten und eventuellen Bedarf an Anpassungen oder neuen Funktionen aufdecken konnten.

Ein Valo-Hub pro Niederlassung und pro Sprache

Anders als die einfache SharePoint-Variante bietet ein Valo-Intranet zahlreiche zusätzliche Funktionen. Dazu zählt auch die Möglichkeit, Nachrichten gezielt nur an bestimmte Zweigstellen oder Abteilungen weiterzugeben. Daikin Europe entschloss sich zu einem separaten Hub pro Niederlassung und pro Sprache.

Die Installationen laufen komplett getrennt voneinander, sind aber als Netzwerk miteinander verbunden und können so ihren Content problemlos teilen – etwa Nachrichtenbeiträge oder Content zentraler Abteilungen wie der IT. Der Content-Editor leitet die Inhalte in der jeweiligen Gruppe weiter.

Was die einzelnen Plattformen trotz individueller Inhalte verbindet, sind Layout und Homepage: Funktionalität und Aussehen sind einheitlich. Auch die Neuigkeiten aus der Zentrale und einige Nachrichtenbeiträge sind identisch. Dasselbe gilt für die Struktur der Intranet-Seiten. Daneben hat jede Zweigstelle ihren eigenen Manager – mit eigenen Kompetenzen und der Freiheit, in Eigenregie Content hinzuzufügen.


„Jede Abteilung ist jetzt selbst für ihren Content verantwortlich. Neue Kollegen finden sich so schneller in Valo zurecht. Bei unserem alten Intranet musste sich jeder, der etwas veröffentlichen wollte, erst durch seitenweise Anleitungen durcharbeiten. Das war furchtbar umständlich.“

Arne Vlietinck
Functional Analyst, Daikin Europe


Das Ergebnis

Komplexe Technik, leicht gemacht

Da Daikin Europe Mitarbeiter in aller Welt beschäftigt, waren die Anforderungen etwas komplexer. Der Content muss sich unter den Hubs problemlos teilen lassen. So sollte es beispielsweise möglich sein, englische Nachrichten auch im italienischen Hub zu veröffentlichen.

 

Die beliebtesten Funktionen

Zu den beliebtesten Funktionen gehört das „Our People“-Tool, mit dem man neue Kollegen vorstellen und frisch eingestellte Mitarbeiter ankündigen kann.

Dank des Valo-Intranets kann Daikin Europe schnell auf Änderungen im Unternehmen reagieren. Die alte Plattform war weitaus weniger dynamisch. Wenn eine Abteilung etwas ändern wollte, musste sie immer erst Kontakt mit dem Personalbüro aufnehmen. Das ist nun Vergangenheit.

Jetzt können die Verantwortlichen jeder Abteilung selbständig arbeiten. Sie müssen nicht mehr bei der HR-Abteilung anklopfen, wenn sie Dokumente oder Informationen ändern möchten, sondern machen es einfach gleich selbst.

 

Starkes Tool für die Telearbeit

Besonders stark ist Valo in Zeiten von Homeoffice und Telearbeit. Der Nachrichten-Banner präsentiert den Usern direkt alle neuen Informationen. Manche Abteilungen verwenden ihre Intranet-Seite als Dashboard, über das die Mitarbeiter auf andere Tools und abteilungsspezifische Dokumente zugreifen können. Außerdem ermutigt das Unternehmen seine Mitarbeiter dazu, über SharePoint Dokumente untereinander auszutauschen. Das Valo-Intranet hilft den Kollegen weltweit, miteinander in Kontakt zu bleiben und ihr Know-how zu teilen.

 

Daikin Europe hat Valo bereits einem anderen Unternehmen weiterempfohlen, weil es mehr als zufrieden ist mit seinem Intranet – besonders, da die Teams die Plattform problemlos ihren individuellen Bedürfnissen anpassen konnten. Ihr Resümee: „Wir sind ein glücklicher Kunde.“

Finden Sie heraus, wie Sie und Ihre Mitarbeiter sich per Valo-Intranet international miteinander verbinden können!