Official Publications

Esta solução «end-to-end» de gestão documental permite que as organizações, públicas ou privadas, ao serem confrontadas com volumes cada vez maiores de conteúdos regulamentados, beneficiem de criação, atualização, publicação e gestão controladas de conteúdos estruturados e assegurem a conformidade.

Em muitos setores, o papel é um elemento indispensável. Todas as atividades estão centradas no papel. Este é uma ferramenta de trabalho, produto final, um meio para todas as transações e, por vezes, até mesmo o único formato aceitável como prova tangível. A preservação da conformidade conduz frequentemente à criação de grandes volumes de conteúdo, especialmente no caso de instituições públicas, organizações oficiais e organismos governamentais que criam anúncios, panfletos, folhetos, notificações, decretos e outra documentação regulamentada.

A sua organização, seja ela pública ou privada, tem de agir em conformidade com a legislação local e internacional e tem a obrigação de comprovar que foram tomadas todas as medidas para obter e preservar a conformidade e que todas as publicações são geridas de acordo com quadros e prazos (muitas vezes jurídicos) vinculativos.

Plataforma completa de gestão de documentos

Publique os seus diários e publicações oficiais atempadamente com a ajuda desta plataforma avançada que permite que organizações centradas no papel adotem um repositório de conteúdos com base em XML e uma abordagem de publicação de fonte única.

Concebida especificamente para dar resposta a organizações que enfrentam volumes crescentes de conteúdos regulamentados, esta solução permite que todos os setores beneficiem de uma plataforma «end-to-end» que possibilita a criação, atualização, publicação e gestão controladas de conteúdos estruturados para assegurar a conformidade. A solução Official Publications ajuda ainda a automatizar todos os fluxos de trabalho e processos e a visualizar e referenciar todo o tipo de dados em tempo real.

Graças a poderosas capacidades de pesquisa, esta solução tira o máximo partido de ID de documentos e versões de ficheiros. Recorrendo a metadados, dados de pesquisa e dados de rastreamento e auditoria, permite indexar conteúdos com toda a precisão para que sejam facilmente pesquisáveis.

Os clientes podem ainda monitorizar o estado dos respetivos documentos. É ainda possível filtrar a lista de documentos de acordo com requisitos específicos e obter informações sobre o estado de produção, tarefas ainda em curso e históricos de ficheiro.

Portal de cliente online de fácil utilização
Beneficie de componentes de trabalho colaborativo (blogues, fóruns, páginas da Wikipedia) e de uma interface personalizável enriquecida com funcionalidades de redes sociais. Defina perfis de utilizador e permissões de acordo com as necessidades específicas da sua organização. Atribua tarefas, estabeleça fluxos de trabalho e designe e monitorize processos, seguindo, controlando e revendo o estado de produção dos conteúdos em tempo real.


Capacidades de transformação eficientes

Recorra a ferramentas eficazes de conversão e edição XML para capturar e transformar todos os tipos de documentos.

Acesso a dados em tempo real através de poderosas capacidades de pesquisa
Graças à utilização de metadados, dados de pesquisa e de rastreamento e auditoria, todos os conteúdos são indexados com toda a precisão, tornando-se facilmente pesquisáveis. Inicie sessão em qualquer etapa da produção do documento para aceder a informações e seguir o seu estado e evolução. Controle e reveja todos os conteúdos e tome decisões sobre os formatos de publicação.

Elevado grau de automação e processos normalizados de gestão de conteúdos
Tire partido de fluxos de trabalho flexíveis associados a um conjunto preciso de regras para ajudar a acelerar e normalizar processos. Defina processos e fluxos de trabalho para apoiar e automatizar a execução de tarefas manuais e controlar custos, mantendo simultaneamente, e até melhorando, a qualidade dentro da organização. Implemente normas técnicas e estabeleça uma normalização eficaz.

Garantia de segurança e rastreabilidade
Este sistema de produção rastreável assegura a integridade e a segurança da informação e permite que a sua organização estabeleça processos transparentes de gestão de conteúdos que podem ser objeto de monitorização e auditoria sempre que necessário. Os processos são executados de acordo com regulamentos predefinidos que não permitem avançar para a fase seguinte sem antes corrigir todos os erros.

Qualidade e compatibilidade
Todo o processo tem por base procedimentos bem definidos de garantia de qualidade. O equilíbrio adequado de processos automatizados e manuais, bem como de medidas de controlo, possibilita a implementação do controlo de qualidade. Em cada uma das etapas, são disponibilizadas ferramentas de controlo de qualidade que comparam a estrutura de cada documento para assegurar coerência. Todos os aspetos dos documentos são escrutinados para assegurar qualidade e compatibilidade, incluindo: compatibilidade XML, compatibilidade com esquemas e compatibilidade semântica.

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