To kompletne rozwiązanie w zakresie obsługi dokumentów umożliwia organizacjom publicznym i prywatnym borykającym się z rosnącą ilością treści regulowanych korzystanie z narzędzia do kontrolowanego tworzenia, aktualizacji, publikowania treści ustrukturyzowanych oraz zarządzania nimi. Zapewnia tym samym zgodność z przepisami.

W wielu branżach papier ma kluczowe znaczenie. Działalność jest prowadzona na podstawie dokumentów papierowych. Stanowią one narzędzie pracy, wynik końcowy, środek prowadzenia wszystkich transakcji, a czasem nawet jedyny akceptowalny format będący namacalnym dowodem prowadzonych czynności. Utrzymanie zgodności z przepisami często prowadzi do generowania ogromnych ilości treści, zwłaszcza w przypadku instytucji publicznych, urzędów i organów rządowych, które wydają powiadomienia, broszury, wytyczne, noty, zarządzenia i inne dokumenty regulowane.

Organizacje publiczne i prywatne muszą zachowywać zgodność z przepisami lokalnymi i międzynarodowymi. Muszą być w stanie dowieść, że podjęto wszelkie środki w celu zapewnienia i utrzymania zgodności z przepisami oraz że zarządzanie wszystkimi publikacjami odbywa się zgodnie z obowiązującymi - i często prawnie wiążącymi - zasadami ramowymi i terminami.

Kompletna platforma służąca do zarządzania dokumentami

Umożliwia terminową publikację dzienników urzędowych i wydawanie innych publikacji za pomocą tej zaawansowanej platformy, która umożliwia organizacjom bazującym na dokumentacji papierowej wprowadzenie repozytorium treści z wykorzystaniem XML i publikację dokumentów w oparciu o jedno źródło.

Rozwiązanie zostało zaprojektowane specjalnie z myślą o organizacjach borykających się z rosnącą ilością treści regulowanych. Umożliwia przedstawicielom różnych branż korzystanie z kompletnej platformy pozwalającej na tworzenie, aktualizację i publikowanie treści ustrukturyzowanych oraz zarządzanie nimi. Pozwala także zapewnić zgodność z przepisami. Rozwiązanie Official Publications wspomaga również automatyzację wszystkich przepływów pracy i procesów oraz wizualizację i odniesienie się do dowolnych danych w czasie rzeczywistym.

Dzięki rozbudowanej funkcji wyszukiwania rozwiązanie Official Publications w optymalny sposób korzysta z identyfikatorów dokumentów i wersji plików. Wykorzystuje metadane, dane wyszukiwania i dane pochodzące z monitorowania i audytu w celu dokonania dokładnej indeksacji treści. Dzięki temu rozwiązanie oferuje duże możliwości ich przeszukiwania.

Klienci mogą również monitorować status swoich dokumentów. Mogą filtrować listy dokumentów zgodnie z określonymi wymogami. Istnieje również możliwość pozyskiwania informacji dotyczących statusu produkcji, aktywnych zadań, które nadal pozostają otwarte, a także historii pliku.

Łatwy w użyciu portal klienta
Możliwość wykorzystania komponentów działań opartych na współpracy (blogi, fora, wikistrony) i interfejsu wzbogaconego o obsługę funkcji społecznościowych, który można dostosować do własnych potrzeb. Określanie ról i uprawnień użytkowników na podstawie konkretnych potrzeb organizacji. Przypisywanie zadań, ustalanie przepływów pracy, a także wyznaczanie i monitorowanie procesów poprzez przestrzeganie, kontrolowanie i ocenę statusu produkcji treści w czasie rzeczywistym.


Szerokie możliwości przekształcania

Sprawne narzędzia do konwertowania i edytowania XML umożliwiające odczytanie informacji i konwersję dokumentów każdego rodzaju.

Dostęp do danych w czasie rzeczywistym dzięki szerokim możliwościom wyszukiwania
Dzięki wykorzystaniu metadanych, danych wyszukiwania i danych pochodzących z monitorowania i audytu, wszystkie treści są dokładnie indeksowane i można je przeszukiwać. Logowanie podczas dowolnego etapu produkcji dokumentu w celu uzyskania dostępu do informacji i monitorowania statusu oraz postępów w przygotowywaniu dokumentu. Kontrola i ocena wszystkich treści oraz podejmowanie decyzji dotyczących formatów publikacji.

Wysoki poziom automatyzacji i zestandaryzowane procesy przetwarzania treści
Elastyczne dostosowywanie przepływów pracy oraz zbiór precyzyjnych zasad umożliwiają przyspieszenie realizacji i standaryzację procesów. Określenie procesów i przepływów pracy wspomagające i automatyzujące realizację zadań ręcznych oraz kontrolowanie kosztów przy utrzymaniu, a nawet poprawie jakości wewnątrz organizacji. Wdrożenie norm technicznych i wprowadzenie skutecznej standaryzacji.

Zapewnienie bezpieczeństwa i identyfikowalności
Identyfikowalny system produkcyjny zapewnia integralność i bezpieczeństwo informacji. Umożliwia organizacjom ustanowienie przejrzystych procesów zarządzania treścią, które można łatwo monitorować i poddawać audytom, o ile zachodzi taka potrzeba. Procesy są realizowane zgodnie z wcześniej ustalonymi regułami, które wymuszają poprawienie wszystkich błędów przed przejściem do kolejnego zadania.

Jakość i zgodność
Cały proces jest realizowany w oparciu o starannie zdefiniowane procedury zapewnienia jakości. Zrównoważone połączenie procesów zautomatyzowanych i ręcznych oraz odpowiednie środki stanowią podstawę kontroli jakości. Na każdym etapie rozwiązanie Official Publications zostaje wzbogacone o kolejne narzędzia kontroli jakości, które umożliwiają porównanie struktury każdego dokumentu i zapewnienie spójności. Wszystkie aspekty dokumentów są badane w celu zapewnienia jakości i zgodności, w tym zgodności z formatem XML, zgodności ze schematami i zgodności semantycznej.

Skontaktuj się z naszymi ekspertami