A teljes körű dokumentumkezelésre létrehozott rendszerünkkel a szabályozott tartalmak egyre növekvő volumenével küzdő állami szervek és magánvállalkozások számára lehetővé válik strukturált tartalmak ellenőrzött létrehozása, frissítése, közzététele és kezelése, ezáltal pedig a megfelelőség biztosítása.

Számos ágazatban a fő információhordozó a papír. A tevékenységek során a papír megkerülhetetlen. A papír munkaeszköz, maga a végleges output, a műveletek lebonyolításának eszköze, sőt néha az egyetlen elfogadható, kézzel fogható bizonyíték. A fenntartható megfelelőség gyakran nagy volumenű tartalom létrehozásával jár együtt, különösen az állami intézmények, hivatalok és kormányzati szervek esetében, amelyek feljegyzéseket, szórólapokat, ismertetőket, jegyzeteket, határozatokat és más szabályozott dokumentumokat hoznak létre.

Az állami szerveknek, illetve a magánvállalkozásoknak meg kell felelniük a helyi és nemzetközi jogszabályoknak, és igazolniuk kell, hogy intézkedéseik során e megfelelés biztosítását és fenntartását szem előtt tartották, továbbá hogy közzétételeiket a kötelező – gyakran jogi – keretek és határidők betartásával hajtották végre.

A dokumentumkezelésre teljes körű megoldást kínáló platform

E fejlett platform segítségével, amely az információfeldolgozást alapvetően papíralapra helyező szervezetek számára biztosítja egy XML-alapú tartalomadattár és egyetlen adatforrásra épülő közzétételi megközelítés bevezetését, határidőre teheti közzé hivatalos lapjait és kiadványait.

A kifejezetten a szabályozott tartalmak egyre növekvő volumenével küzdő szervezetek számára kialakított megoldás olyan teljes körű platformot kínál az ágazatok számára, amellyel – a megfelelőség biztosítása érdekében – ellenőrzötten hozhatók létre, frissíthetők, tehetők közzé és kezelhetők strukturált tartalmak. Az Official Publications megoldás segíti továbbá a munkafolyamatok és eljárások automatizálását, valamint bármely adat valós idejű megjelenítését és hivatkozását.

Nagy teljesítményű keresési funkciójával a lehető legtöbb hozható ki a dokumentumazonosítókból és a fájlverziókból. Metaadatokkal és keresési adatokkal, továbbá nyomon követési és auditadatokkal biztosítja a keresést megkönnyítő pontos tartalomindexálást.

Ezen kívül az ügyfelek monitorozhatják a dokumentumaik státusát. Konkrét igényeik szerint szűrhetik a dokumentumaikat, és információkhoz juthatnak a gyártás státusáról, a még nyitott aktív feladatokról és a fájltörténetről. 

Könnyen használható online ügyfélportál
Használja ki az együttműködésen alapuló munkavégzést támogató rendszerösszetevők (blogok, fórumok, wikioldalak), az egyéni igények szerint alakítható, közösségi jellemzőkkel kibővített interfész előnyeit. A felhasználók szerepkörei és jogosultságai a szervezet konkrét igényei szerint határozhatók meg. A tartalomlétrehozás státusának valós idejű nyomon követésével, ellenőrzésével és felülvizsgálatával oszthatja szét a feladatokat, határozhatja meg a munkafolyamatokat, valamint jelölheti ki és követheti nyomon az eljárásokat.


Jelentős konvertálási képesség

Az XML konverziós és szerkesztő eszközökkel valamennyi dokumentumtípus bevitele és konvertálása lehetséges.

Valós idejű adatelérés a kiterjedt keresési funkcióknak köszönhetően
Metaadatok és keresési adatok, továbbá nyomon követési és auditadatok használatával valamennyi tartalom pontosan indexált és kereshető. A dokumentum előállításának bármely szakaszában beléphet a rendszerbe, és lekérdezheti a szükséges információkat, valamint nyomon követheti a dokumentum státusát és alakulását. Valamennyi tartalom ellenőrizhető és felülvizsgálható, továbbá dönthet a közzétételi formátumokról.

Magas fokú automatizálás, szabványosított tartalomfolyamatok
Rugalmas munkafolyamatok és pontosan meghatározott szabályok segítik a folyamatok felgyorsítását és szabványosítását. Definiálja a manuális feladatok végrehajtásának támogatására és a költségek kézben tartására szolgáló eljárásokat és munkafolyamatokat úgy, hogy közben a minőség változatlan marad, sőt inkább javul. Alkalmazzon technikai szabványokat és vezessen be hatékony szabványosítást.

Megvalósult biztonság és nyomon követhetőség
Nyomon követhető gyártási rendszerünk biztosítja az információk sérthetetlenségét és biztonságát, valamint lehetővé teszi, hogy a szervezet könnyen nyomon követhető, és szükség esetén auditálható, mindig átlátható tartalomkezelési folyamatokat honosítson meg. A folyamatok végrehajtása az előre meghatározott szabályoknak megfelelő, ezáltal a hibák minden esetben még a következő feladat megkezdése előtt kijavításra kerülnek.

Minőség és megfelelőség
A teljes folyamat pontosan definiált minőségbiztosítási eljárásokon alapul. Az automatizált és manuális folyamatok kiegyensúlyozott kombinációja, valamint a minőség-ellenőrzési intézkedések a minőség-ellenőrzés építőkövei. Minden egyes lépésnél rendszerünk minőségügyi eszközökkel egészül ki, amelyekkel összehasonlítható az egyes dokumentumok struktúrája, így biztosítható a koherencia. A minőség és a megfelelőség – például XML-megfelelőség, a sablonoknak való megfelelőség és szemantikai megfelelőség – érdekében a dokumentumok minden szempontból részletekbe menően ellenőrzésre kerülnek.

Lépjen kapcsolatba szakértőinkkel!