Official Publications

Die durchgängige Dokumentenmanagement-Lösung ermöglicht es Ihrer öffentlichen oder privaten Einrichtung, durch kontrollierte Erstellung, Aktualisierung, Veröffentlichung und Verwaltung strukturierter Inhalte die stetig wachsende Menge regulierter Inhalte zu bewältigen und die Regelkonformität sicherzustellen.

In vielen Branchen spielt Papier eine zentrale Rolle: als Arbeitsmittel, als Endergebnis, als Mittel für alle Arten von Transaktionen und manchmal sogar als einziges zulässiges Format für belastbare Nachweise. Die dauerhafte Gewährleistung der Regelkonformität führt häufig dazu, dass große Mengen an Inhalten generiert werden. Das gilt in besonderem Maße für öffentliche Einrichtungen, Behörden und staatliche Organisationen, die Mitteilungen, Broschüren, Hinweise, Verordnungen oder andere regulierte Dokumente erstellen.

Ihre öffentliche oder private Einrichtung muss lokale und internationale Gesetze und Vorschriften einhalten. Außerdem müssen Sie nachweisen, dass Sie alle angemessenen Maßnahmen zur Gewährleistung nachhaltiger Compliance ergriffen haben und dass sämtliche Veröffentlichungen gemäß (oftmals gesetzlich) vorgeschriebenen Rahmenbedingungen und Fristen verwaltet werden.

Umfassende Dokumentenmanagement-Plattform

Veröffentlichen Sie Amtsblätter und weitere amtliche Publikationen fristgerecht mit dieser fortschrittlichen Plattform, die Organisationen mit einem hohem Anteil an Papierdokumenten die Verwendung eines XML-basierten Content Repository und eines Single-Source-Publishing-Ansatzes ermöglicht.

Die Lösung ist speziell für Organisationen ausgelegt, die eine stetig wachsende Menge regulierter Inhalte bewältigen müssen. Sie ermöglicht die kontrollierte Erstellung, Aktualisierung, Veröffentlichung und Verwaltung strukturierter Inhalte über eine durchgängige Plattform, um die Regelkonformität sicherzustellen. Außerdem unterstützt sie die Automatisierung aller Workflows und Prozesse sowie die Darstellung und Referenzierung jeglicher Daten in Echtzeit.

Dank leistungsstarker Suchfunktionen werden Dokument-IDs und Dateiversionen optimal genutzt. Die Verwendung von Metadaten, Suchdaten, Trackingdaten und Auditingdaten sorgt für die präzise Indizierung der Inhalte, um eine leichte Suche zu ermöglichen.

Darüber hinaus können die Kunden den Status ihrer Dokumente überwachen. So können sie ihre Dokumentenliste entsprechend spezifischen Anforderungen filtern und Informationen zum Produktionsstatus, ausstehenden aktiven Aufgaben und Datei-Historien abrufen.

Benutzerfreundliches Online-Kundenportal
Nutzen Sie die Vorteile gemeinschaftlicher Komponenten (Blogs, Foren, Wiki-Websites ...) und einer individuell anpassbaren Benutzeroberfläche mit sozialen Netzwerkfunktionen. Legen Sie Benutzerrollen und -berechtigungen entsprechend den spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation fest. Weisen Sie Aufgaben zu, richten Sie Workflows ein und bestimmen und überwachen Sie Prozesse durch die Nachverfolgung, Kontrolle und Prüfung des Inhaltsproduktionsstatus in Echtzeit.


Leistungsstarke Umwandlungsfunktionen

Dank leistungsfähiger XML-Konvertierungs- und Redaktionstools können Sie alle Arten von Dokumenten erfassen und umwandeln.

Datenzugriff in Echtzeit mithilfe fortgeschrittener Suchfunktionen
Die Verwendung von Metadaten, Suchdaten, Trackingdaten und Auditingdaten sorgt dafür, dass alle Inhalte präzise indiziert und durchsuchbar sind. Sie können sich während jeder Phase der Dokumentenerstellung anmelden, um auf Informationen zuzugreifen oder den Status oder die Entwicklung des Dokuments zu verfolgen. Kontrollieren und prüfen Sie alle Inhalte und wählen Sie die gewünschten Formate für die Veröffentlichung aus.

Hoher Automatisierungsgrad, standardisierte Content-Prozesse
Nutzen Sie die Vorteile flexibler Workflows in Kombination exakten Regeln, um Ihre Prozesse zu beschleunigen und zu standardisieren. Gestalten Sie Ihre Prozesse und Workflows so, dass die Ausführung manueller Aufgaben unterstützt und automatisiert und gleichzeitig die Qualität gewahrt oder sogar verbessert wird. Führen Sie technische Standards ein und erzielen Sie effiziente Standardisierung.

Sicherheit und Rückverfolgbarkeit
Das nachverfolgbare Produktionssystem gewährleistet die Integrität und Sicherheit der Informationen und unterstützt Ihre Organisation bei der Einrichtung transparenter Content-Management-Prozesse, die bei Bedarf jederzeit einfach überwacht und überprüft werden können. Die Prozesse werden entsprechend vorab festgelegten Regeln ausgeführt, die vor dem Wechsel zur nachfolgenden Aufgabe die Behebung aller Fehler erzwingen.

Qualität und Konformität
Der gesamte Prozess beruht auf genau festgelegten Maßnahmen zur Qualitätssicherung. Eine ausgewogene Kombination automatisierter und manueller Prozesse sorgt zusammen mit geeigneten Qualitätskontrollmaßnahmen für wirksame Qualitätskontrolle. In jeder Bearbeitungsphase wird die Struktur des Dokuments mithilfe von Qualitätstools verglichen, um die Kohärenz zu gewährleisten. Zur Sicherung von Qualität und Konformität werden alle Aspekte eines Dokuments (z. B. XML-Konformität, Übereinstimmung mit dem Schema oder semantische Übereinstimmung) eingehend geprüft.

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