Privacycommissie kiest voor Amplexor
Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer kiest voor oplossing van ECM specialist
Leuven, 6 augustus 2007 - Amplexor, het Leuvense bedrijf gespecialiseerd in Enterprise Content Management, heeft bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer (CBPL) een document management oplossing en een web content management systeem geïnstalleerd. De volledige bibliotheek van de CBPL werd gedigitaliseerd en zeer makkelijk ontsluitbaar gemaakt. Tegelijkertijd werd een web content management systeem geïnstalleerd, dat toelaat om informatie uit het document management systeem automatisch op de website te plaatsen.
Digitalisatie van de volledige bibliotheek...
Een organisatie zoals de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer beschikt over zeer uiteenlopende informatie, die zowel intern als extern gegenereerd wordt. Het betreft gegevens die intern geproduceerd worden (officiële standpunten), maar ook documenten over de wetgeving, externe opinies en algemene documentatie. Het grote volume documenten van verschillende aard en uit uiteenlopende bronnen leidde tot onoverzichtelijkheid en tot tijdrovend, manueel zoekwerk. Voor de projectleiders van Amplexor was het dan ook een hele uitdaging om een overzicht te krijgen van alle mogelijke documenten die zich in het archief en de bibliotheek van de CBPL bevonden. Allereerst werd er een consistente structuur vastgelegd door toepassing van automatische classificatie op basis van metadata. Tegelijkertijd werden ook de regels voor naamgeving gedefinieerd.
...en ontsluiting naar alle gebruikers
De thesaurus, een gestructureerde trefwoordenverzameling om op eenduidige wijze de begrippen uit documenten weer te geven, werd via maatwerk in Webtop (een EMC-Documentum user interface, toegankelijk via een browser), opengesteld voor gebruikers. Dankzij een integratie met de thesaurus beheersoftware MultiThes (eveneens van EMC) kan de thesaurus geëxporteerd worden als een XML en automatisch geïmporteerd worden in Documentum.
Belangrijke tijdsbesparing
Naast het document management systeem installeerde Amplexor ook een web content management systeem en werd de website van de CBPL volledig vernieuwd. Door de implementatie van deze oplossingen kunnen relevante documenten en teksten vanuit het document management systeem automatisch, gemakkelijk en snel op de website worden geplaatst. Deze automatische 'publishing' vanuit het document management systeem naar de website levert uiteraard veel tijdswinst op.
An Machtens van de CBPL verduidelijkt: "Een ander groot voordeel voor de medewerkers van de Commissie is dat alle informatie zeer snel terug te vinden is. Documenten kunnen opgezocht worden per categorie of per type. Via een folderstructuur en door gebruik te maken van iconen voor verschillende types content kan men efficiënt informatie filteren en terugvinden. Op termijn zou de oplossing ook moeten bijdragen tot de reductie van het volume papieren documenten bij de CBPL, een organisatie die door zijn juridische aard van nature beschikt over heel veel papieren dragers". Beantwoorden aan compliance vereisten Amplexor installeerde een gebruiksvriendelijke interface, die ook niet-technische gebruikers toelaat om snel de gewenste informatie terug te vinden en die ook rekening houdt met de veiligheid en vertrouwelijkheid van bepaalde documenten.
Geert Mortier, director business development van Amplexor: "Op basis van zijn rol binnen de Commissie krijgt een eindgebruiker enkel de voor hem vereiste functionaliteiten te zien. Hierdoor blijft de applicatie overzichtelijk en worden niet-technische gebruikers minder afgeschrikt. Bovendien krijgt de gebruiker (op basis van zijn profiel) enkel toegang tot documenten waartoe hij gerechtigd is. Ook heel confidentiële informatie werd in dezelfde databank opgenomen, met de zekerheid dat deze enkel geraadpleegd kan worden door de daartoe bevoegde personen". Meertaligheid Ten slotte werd ook het probleem van de meertaligheid vaan de informatie opgelost door de integratie van de Documentum-oplossing met een thesaurus. Er werd een snelle 'full text' zoekmotor geïnstalleerd, die zoekt op synoniemen in verschillende talen.
